Wer betreut nun meine Webseite

Kein anderes Medium ist für Unternehmer so wichtig wie die eigene Webseite. Sie informiert, repräsentiert und unterstützt den eigenen Vertrieb. Hilft bei der Personalakquise oder unterstützt beim Kundensupport. Die wenigsten kleinen und mittelständischen Unternehmen sind jedoch selbst in der Lage eine Webseite zu erstellen. Müssen sie auch nicht, dafür gibt es Agenturen wie die unsere.

Auch nach Fertigstellung der Webseite hört die Arbeit daran nicht auf. Dabei muss in drei Bereiche unterschieden werden.

Der veröffentlichte Inhalt:

Die meisten Seiten einer Webseite bedürfen nur selten einer Änderung an Text oder Bild. Führt der Unternehmer jedoch einen Blog (Newsbereich) oder werden regelmäßig Stellenausschreibungen veröffentlicht, sieht es schon anders aus. Neue Texte kommen hinzu, ältere werden vielleicht überarbeitet und manches soll nur zu bestimmten Zeiten angezeigt werden. Diese Arbeiten können in den meisten Fällen die Inhaber der Webseite selbst durchführen. Vorausgesetzt man nimmt sich die Zeit dafür oder der hat Mitarbeiter im Hause, die dies übernehmen können.

Die technischen Bestandteile:

Webseiten müssen irgendwo gehostet werden. Je nach Anbieter werden verschiedene Einstellungen am Server ermöglicht, die für die Darstellung und Funktion der eigenen Webseite entscheidend sind. Zum Beispiel die PHP Version oder Einstellungen innerhalb der PHP.ini. Die Datei dient dem Server als Konfigurationsdatei und kann Funktionen der Webseite zulassen, sperren oder beeinflussen.

Diese Einstellungen und Skripte werden von den Hostern auch regelmäßig aktualisiert. Eine neue Version kann zu Verbesserungen oder auch zu Darstellungsfehlern oder dem Ausfall einzelner Funktionen auf der Webseite führen.

Webseiten werden heute auch nicht mehr nur von reellen Personen besucht. Ein großer Teil des Traffics besteht aus Bots. Viele dienen den Suchmaschinen dazu die Seite zu scannen, um den Inhalt in den Suchergebnissen zu indexieren. Einige andere Bots gehören in die Kategorie „Schädlinge“. Da auch die Suchmaschinen regelmäßig ihre Skripte und Regeln anpassen, muss man seine Einstellungen und Skripte auf der Webseite anpassen.

Jede Webseite sollte auch über Instrumente zur Hackerabwehr verfügen. Keiner ist vor diesen geschützt und die Hacker denken sich immer wieder neue Wege aus Zugang zu erhalten. Schafft es mal einer kann der Schaden an der Webseite beträchtlich werden. In den meisten Fällen wollen die Hacker nicht erwischt werden, daher bewegen sie sich vorsichtig und versuchen unerkannt zu bleiben. Somit sieht meiner Webseite äußerlich nicht an, ob sie gehackt wurde oder nicht. Bis eben der Hoster einen Befall registriert und die Webseite sperrt. In dem Fall kann man nur hoffen ein Backup zu haben.

Das Design:

Auch das äußere Erscheinungsbild einer Webseite kann regelmäßig gepflegt und angepasst werden. Sei es weil sich Designtrends geändert haben, das eigene Unternehmen ein neues CI veröffentlicht oder weil bestimmte Elemente nicht mehr gefallen.

Wer eine Webseite in Auftrag gegeben hat, wird das Design selbst nicht anpassen können. Sonst hätte man ja auch keinen Webdesigner vorher gebraucht.

Wir als Agentur raten all unseren Kunden dazu, zusätzlich zu Ihrem Auftrag den sie uns erteilen ihre Webseite zu designen, auch einen Wartungs- und Betreuungsvertrag mit uns abzuschließen.

Weil wir eben aus Erfahrung wissen, dass die Kunden die anfallenden Arbeiten an der Webseite nicht selbst leisten können. Müssen sie auch nicht, weil es nicht zu dem eigenen Tagesgeschäft gehört. Wer das Fachwissen dazu besitzt braucht auch keinen Webdesigner um die eigene Webseite erstellen zu lassen.

Zudem kommt der Faktor Zeit. Auch wenn es sich nur um Kleinigkeiten an Text oder Bildmaterial handelt, fehlt oft die Zeit es selbst zu ändern.

Dafür gibt es eben Betreuungsverträge. Im Übrigen ist es auch nicht zwingend erforderlich, dass die Betreuung vom Webdesigner übernommen wird, der die Seite auch erstellt hat. Wir selbst übergeben alle Zugangsdaten dem Kunden und er kann frei entscheiden, wer die Seite betreut.

Es geht ja darum den Kunden die Möglichkeit zu bieten, sich mit anfallenden Änderungs- bzw. Aktualisierungswünschen und Fragen an uns zu wenden und nicht Abhängigkeiten zu schaffen. Leider kommt dieser aber sehr häufig vor.

Die Betreuung steht für eine sachkundige und professionelle Unterstützung der Agentur für die jeweiligen Kunden.

Einer der Gründe für eine Betreuung durch eine Agentur, ist die Möglichkeit immer einen persönlichen Ansprechpartner zu haben, der mit dem jeweiligen Projekt vertraut ist und somit auch weiterhelfen kann. Oft bedarf es nur einer kleinen Änderung im Text oder der Bilddateien und der Kunde kommt nicht damit zurecht. Mit diesem Anliegen kann er sich dann vertrauensvoll an seine Agentur wenden. Somit hat der Kunde auch den großen Vorteil sich eine Menge Zeit zu ersparen, da er einen direkten Ansprechpartner in der Agentur hat, der sich mit der Materie auskennt.

Viele Kunden möchten selbst Ihre anfallenden Änderungswünsche auf Ihrer Webseite umsetzen. Zumindest was den Inhalt angeht klappt dies auch, doch irgendwann lässt man es schleifen da es zu viel Zeit kostet oder man sich die einzelnen Schritte nicht gut merken kann, weil man es zu selten macht. Das ist auch nicht weiter schlimm, weil es ja auch nicht zu seinem eigenen täglichen Geschäft gehört und nicht jeder ist so technisch versiert.

Genau dafür gibt es die Betreuungsverträge. Unter anderem beinhalten die Verträge Dienstleistungen wie Sicherheitsupdates, SEO, die technische Optimierung der CMS und das Einstellen aktueller zeitbezogener Angebote. Geht zum Beispiel der Inhalt der Seite durch einen Angriff von außen verloren oder wird durch eine Aktualisierung der genutzten Software die Funktion der Seite beeinträchtigt, kann die Agentur alles wieder herstellen da sie Sicherheitsupdates aller Webseiten bei sich auf den Servern hinterlegt hat um eine Wiederherstellung der Seite garantieren zu können. Falls sich bei den verschiedenen Social Networks Richtlinien in den API`s verändern sollten wird die Agentur mit Sicherheit darüber informiert sein. Eine Privatperson wird davon in den meisten Fällen nichts mitbekommen und somit kann es passieren dass sich auf der eigenen Webseite Dinge zum negativen verändern und spätestens dann wird die Agentur sowieso kontaktiert.

Worauf sollte ich achten, wenn ich eine Agentur mit der Betreuung beauftrage?

Um für verschiedene Unternehmen das richtige Angebot liefern zu können werden meist verschiedene Vertragsmodelle angeboten. Somit ist garantiert das jedes Unternehmen, ob groß oder klein, von der Betreuung der Agentur profitiert.

Die Laufzeiten sollten nicht länger als ein Jahr betragen. Außerdem muss es die Möglichkeit geben, den Vertrag aus wichtigen Gründen kündigen zu können. Zum Beispiel bei Einstellung des Webdienstes oder bei Geschäftsaufgabe.

Stellen Sie auch die Frage, was mit der Webseite passiert, wenn die beauftragte Agentur mal nicht mehr existiert. Kann es eine andere übernehmen? Es darf keinen Grund dafür geben, warum es nicht eine andere Agentur übernehmen könnte. Dazu sollte die Seite aber schon vorher mit einem CMS erstellt worden sein, welches weiter verbreitet ist.

Auf Verlangen sollte die Agentur eine Dokumentation seiner Tätigkeit vorlegen können.

In den Verträgen sollte klar formuliert sein, was beauftragt wird und was nicht. Und wenn etwas nicht Teil der inkludierten Leistung ist, dann sollte darüber informiert werden wie viel die zusätzlichen Arbeiten kosten. Meist reicht wenn ein Stundensatz genannt ist.

Die Agentur sollte nicht aus einer „One man show“ bestehen. Nur mit einem Team lassen sich Arbeiten termintreu und zuverlässig durchführen.

Fragen Sie ob es automatisierte Prozesse gibt. Auslieferung von Updates oder die Erstellung von Backups. Vieles muss manuell gemacht werden, aber manches kann bei manuellen Schritten vergessen werden. Wichtig ist dies bei kleineren Agenturen.

Fragen Sie auch wie mit Updates vor der Auslieferung umgegangen wird. Werden die Softwareupdates auf einem Testserver vorher getestet? Nicht jedes Update muss eine Verbesserung bringen. Oft muss geprüft werden ob es zwischen den einzelnen Skripten zu Konflikten kommen kann.

Benötigt wird auch die aktive Mitarbeit des Kunden. Ohne diese lässt sich der Inhalt der Seite nicht pflegen. „Rund um Sorglos“ gibt es bei der Betreuung nicht. Es muss regelmäßig miteinander an der Seite gearbeitet werden.

Ein 24 Stunden Support ist in der Regel für KMU´s nicht notwendig. Sollten Sie tatsächlich einen 24 Stunden, rund um die Uhr Service benötigen, sollten Sie im eigenen Haus eine entsprechende Abteilung errichten. Das ist nur für große Unternehmen mit entsprechendem Online-Angebot relevant.

Lassen Sie sich vor Abschluss alle Fachbegriffe aus dem Vertrag erklären. Dumme Fragen gibt es nicht! Stellen Sie eine Frage zu wenig, könnten Sie für etwas zahlen, was sie nicht benötigen.

Auch die Pflege von sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter etc.) wird in manchen Betreuungsverträgen als Gegenstand mit aufgenommen. Nicht jedes Unternehmen hat Zeit um sich um diese Dinge zu kümmern oder gar noch jemand extra hierfür einzustellen. Somit ist auch dies ein großer Vorteil des Wartungs- und Betreuungsvertrages.

Ebenfalls von großem Vorteil ist die Feststellung und die darauf folgende Beseitigung und Auswertung von Hackerangriffen. Kommt es zu einem derartigen „Angriff“ werden die meisten Kunden völlig perplex und nervös ihre Agentur anrufen um diese um Hilfe zu bitten. Hier kann schnell eingegriffen werden um dem Kunden schnellstmöglich zu helfen. Auch hierfür sind die monatlichen Backup`s der Agenturen sehr hilfreich, denn im Falle eines Verlustes muss die Agentur nur auf die hinterlegten Daten zurück greifen und die Seite ist schnell wieder hergestellt.

Wir erleben so einiges in unserem Agenturen-Alltag und können somit nur all den Kunden von Webdesign-Agenturen nahe legen mit dieser einen Betreuungsvertrag abzuschließen, Sie werden mit 100%iger Sicherheit davon profitieren.

Egal mit wem, ein Betreuungsvertrag spart viel Ärger und Zeit.